Ciclo vital dos documentos

No mundo atual, Ciclo vital dos documentos tem ganhado grande importância e interesse, gerando inúmeras discussões e pesquisas em diversas áreas. Desde o seu surgimento, Ciclo vital dos documentos impactou significativamente a sociedade, a economia, a cultura e a ciência, entre outros aspectos. Ao longo dos anos, a Ciclo vital dos documentos evoluiu e adaptou-se às diferentes necessidades e exigências do contexto atual, desempenhando um papel crucial no desenvolvimento e transformação de vários setores. É por isso que é relevante analisar e compreender minuciosamente o impacto e o alcance de Ciclo vital dos documentos hoje, bem como as suas implicações futuras.

Na arquivologia, o ciclo vital dos documentos, por vezes referido como teoria das três idades, é um modelo teórico segundo a qual todo documento de arquivo passa por um ou mais períodos, caracterizados pela frequência e pelo tipo de utilização que dele é feita.

Esse conceito decorre da interpretação da teoria da avaliação, desenvolvida por Schellenberg[1] no pós-guerra - Segunda Guerra Mundial (1939-1945). Com o aumento exponencial na produção documental, surgiu a necessidade de desenvolver uma metodologia que permitisse melhorar a recuperação da informação necessária à tomada de decisão e otimizar o uso dos espaços administrativos para a guarda de documentos. A partir do conceito do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se a teoria das três idades, uma estratégia de organização documental que reparte o ciclo de vida documental em três fases ou idades (corrente, intermediária e permanente).

Arquivo corrente (primeira idade): segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística[2], é o "conjunto de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados". Essa idade corresponde a: produção do documento; tramitação; finalização do seu objetivo; guarda.

Arquivo intermediário (segunda idade): "conjunto de documentos originários de arquivo corrente, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final"[2]. Os documentos são ainda conservados por razões administrativas, legais ou financeiras. É uma fase de retenção temporária que se dá por razões de precaução.

Arquivo permanente (terceira idade): "conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor" [2]. Constitui-se de documentos produzidos em geral há mais de 25 anos pelas instituições administrativas públicas ou privadas.

Referências

  1. ↑ SCHELLENBERG, T. R. Arquivos Modernos: princípios e técnicas. Tradução de Nilza Teixeira Soares. 4. ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2004. 388 p.
  2. ↑ a b c ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS - NUCLEO REGIONAL DE SÃO PAULO (1996). Dicionário de Terminologia Arquivística. São Paulo: Secretaria estadual de Cultura. p. 6 

Bibliografia

  • Dicionário brasileiro de terminologia arquivística 51 ed. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional. 2005. p. 232 
  • ARQUIVO NACIONAL (Brasil) Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Publicações Técnicas nº 51 - Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232 p.
  • ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS - NUCLEO REGIONAL DE SÃO PAULO (1996). Dicionário de Terminologia Arquivística. São Paulo: Secretaria estadual de Cultura 
  • BELLOTTO, Heloísa Liberalli (2006). Arquivos Permanentes. tratamento documental. Rio de Janeiro: FGV 
  • COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Yves. Os Fundamentos da Disciplina Arquivística. Lisboa: Dom Quixote, 1998. 357 p.
  • FARIA, Wadson Silva. A normalização dos instrumentos de gestão arquivística no Brasil: um estudo da influência das resoluções do Conarq na organização dos arquivos da Justiça Eleitoral Brasileira. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) – Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação. Departamento de Ciência da Informação e Documentação da Universidade de Brasília (UnB), Brasília, 2006.- A normalização de instrumentos de gestão arquivística no Brasil -
  • LOPES, Luis Carlos. A informação e os arquivos: teorias e práticas. Niterói/São Carlos: EdUFF et EDUFSCar, 1996. 142 p.
  • ______. A gestão da informação: as organizações, os arquivos e a informática aplicada. Rio de Janeiro: APERJ, 1997. 143 p.
  • ______. A imagem e a sombra da Arquivística. Rio de Janeiro: APERJ, 1998. 110 p.
  • SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos Modernos: princípios e técnicas. Tradução de Nilza Teixeira Soares. 4. ed. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2004. 388 p.

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